Excel: Fusionner deux tables

Si vous voulez utiliser des adresses provenant de différentes sources pour votre campagne de marketing direct, vous devez les fusionner dans une seule table. Ce qui n’est pas difficile si les adresses à fusionner ont une structure semblable.

Le fusionnement de deux tables est facile avec un outil spécial tel que la fonction prévue à cet effet dans DataQualityTools ou DeduplicationWizard, disponibles au www.DataQualityApps.fr. Mais c'est aussi pas difficile en utilisant les outils standards dans Excel, même si la structure des deux tables est différente.

Prenons deux tables d’adresses avec la structure suivante:

Première table: 'Compagnie1', 'Compagnie2', 'Rue', 'Code postal', 'Ville', 'Pays'

Deuxième table: 'Compagnie’, 'Rue', 'Pays', 'Code postal', 'Ville'

Les seules différences entre les deux tables sont que dans la première table, il y a deux colonnes pour le nom de la compagnie, et dans la deuxième table, la colonne avec le pays est située dans une autre position. Avant de pouvoir fusionner les deux tables d’adresses, nous devons commencer par ajuster leurs structures:

  1. Dans la deuxième table, une colonne additionnelle pour 'Compagnie2' doit être insérée derrière la colonne 'Compagnie': Pour cela, cliquez simplement quelque part dans la colonne 'Rue' pour sélectionner cette colonne. En cliquant sur le bouton droit de la souris, le menu contextuel apparaît à l’écran. Ici, on choisit 'Insérer une cellule'. Dans le petit dialogue qui apparaît à la suite, on choisit 'Colonne entière'. Bien sûr, on peut maintenant changer le titre de la colonne 'Compagnie' et de la nouvelle colonne pour 'Compagnie1' et 'Compagnie2'. Mais puisque la table avec la structure ajustée n’est requise que pour fusionner les deux tables d’adresses, on peut aussi s’en passer.
  2. Dans la deuxième table, la colonne 'Pays' doit être déplacée derrière la colonne 'Ville': Pour cela, commencez par marquer la colonne 'Pays' entièrement en cliquant sur l’en-tête de la colonne 'D'. La colonne 'Pays' devrait maintenant être colorée en bleu. En cliquant sur le bouton droit de la souris, le menu contextuel apparaît à l’écran. Ici, on choisit 'Couper'. Alternativement, on pourrait aussi utiliser le raccourci Ctrl+X. La colonne 'Pays' devrait maintenant être entourée d’une bordure pointillée. Ensuite, cliquez sur l'en-tête de la colonne 'G', donc la colonne directement derrière la colonne 'Ville'. La colonne 'G' devrait maintenant être colorée en bleu au lieu de la colonne 'D'. En cliquant sur le bouton droit de la souris, le menu contextuel apparaît à l’écran. Ici, on choisit 'Insérer'. Alternativement, on pourrait aussi utiliser le raccourci Ctrl+V. Ainsi, vous avez déjà déplacé la colonne 'Pays' au bon endroit. Maintenant, on ne doit plus que supprimer la colonne 'D' qui est vide. Pour cela, cliquez sur l'en-tête de la colonne 'D', pour qu’elle soit colorée en bleu, allez chercher le menu contextuel avec le bouton droit de la souris et sélectionnez 'Supprimer les cellules'.

Bon, ainsi les deux tables ont exactement la même structure. Maintenant, la fusion des deux tables d'adresses n’est plus difficile: La meilleure façon de procéder est d’aller complètement en bas de la deuxième table sur le dernier enregistrement et marquez-le au complet en cliquant sur la cellule complètement à gauche avec le numéro de ligne. Le dernier enregistrement devrait maintenant être coloré en bleu. Ensuite, allez tout en haut au début de la table, appuyez sur la touche majuscule et cliquez sur l'en-tête de la deuxième ligne. Maintenant, toutes les lignes de la table d’adresses à l’exception des titres des colonnes devraient être colorées en bleu. Maintenant, on ne doit plus que copier ces lignes dans le presse-papiers, et ensuite les insérer dans la première table. Avec le raccourci Ctrl-C ou 'Copier' dans le menu contextuel, les cellules colorées en bleu sont copiées dans le presse-papiers. Ouvrez maintenant la première table, allez tout en bas sur le dernier enregistrement et cliquez sur la première cellule libre de la première colonne. Avec le raccourci Ctrl-V ou avec 'Insérer' dans le menu contextuel, vous insérez les données contenues dans le presse-papiers en dessous des données de la première table d'adresses. Sauvegardez le fichier résultant. Par contre, vous n’avez pas besoin de sauvegarder les modifications de structure effectuées dans la deuxième table d'adresses.

Si les structures des deux tables à fusionner sont trop différentes, si, par exemple, certains champs de données doivent être fusionnés ou divisés avant de fusionner les tables, il est recommandé d’utiliser un outil tel que les DataQualityTools, que vous trouverez sur www.DataQualityApps.fr.

Avec le fusionnement de deux tables, il est probable qu l’un ou l’autre enregistrement s’y retrouvera plus qu’une fois. Vous pouvez en lire plus sur comment éliminer les doublons dans vos tables dans l’article 'Dédoublonnage avec le DeduplicationWizard'. Il est aussi possible de s’assurer qu’il n’y a plus de chevauchement entre les deux tables avant même de les fusionner. Vous pouvez en lire plus sur comment faire la recherche de doublons entre deux tables dans l’article 'Traiter les listes noires avec DataQualityTools'.

Auteur: Thomas Hainke