OpenOffice Writer: Imprimer un publipostage

Le marketing direct vit de la communication plus ou moins directe avec le client. Si un publipostage est envoyé dans le but de communiquer avec le client, il faut généralement créer et imprimer une lettre. Cette lettre est facile à créer avec OpenOffice Writer.

OpenOffice Writer inclut un assistant mailing pour créer un publipostage en reliant un document existant ou un nouveau document avec un fichier d’adresses. Il se trouve dans le menu 'Outils' et guide l’utilisateur à travers les huit étapes suivantes pour créer un publipostage:

  1. Choix du document de base: Vous allez généralement choisir 'Utiliser le document actif'.
  2. Sélectionner un type de document: Puisque vous voulez créer un publipostage et non une publicité e-mail, choisissez ici 'Lettre'.
  3. Insérer un bloc d’adresses: Dans cette étape, il faut choisir la table avec les adresses à utiliser ainsi que faire correspondre les champs de données avec le bloc d’adresses. Vous trouverez plus d’information sur cette étape dans ce qui suit.
  4. Créer une salutation: Si vous voulez munir le document d’une salutation personnalisée, par exemple 'Cher M. Einstein', alors il faut donner les informations requises dans cette étape: En plus d’une 'salutation générale', on peut aussi créer une 'salutation personnalisée', qui peut être composée à volonté. Pour cette dernière, il est possible de différencier entre la salutation pour un homme et une femme. Pour permettre à OpenOffice de reconnaître cette différence à partir des données d’adresses, il faut indiquer la colonne avec la formule d’appel / sexe ainsi que la valeur qui est utilisée pour le sexe féminin dans cette colonne de la liste d’adresses, donc en général le terme 'Mme'.
  5. Adapter la mise en page: Dans cette étape, le bloc d'adresse et la ligne avec la salutation peuvent être positionnés dans le document.
  6. Éditer la lettre type: Ici, vous pouvez vérifier le publipostage et encore le modifier si nécessaire. L’aperçu correspondant se trouve dans la fenêtre principale du OpenOffice Writer. Ici, vous pouvez aussi exclure certains destinataires du publipostage, mais c’est mieux de le faire en modifiant la liste d’adresses.
  7. Personnaliser le résultat: Dans cette étape, un document personnalisé sera créé pour chaque adresse de la liste d'adresses. Le publipostage au complet, avec un document de base d’une page, compte une seule page pour chaque destinataire. Par contre, pour pouvoir profiter de frais de port réduits offerts par les services postaux pour la publicité, il faut d’habitude que toutes les lettres publicitaires soient identiques à l’exception du bloc d'adresse, donc c’est mieux de ne pas faire de modifications individuelles.
  8. Enregistrer, imprimer, envoyer: Finalement, dans la dernière étape, le document de base ainsi que le publipostage peuvent être enregistrés, et le publipostage peut être imprimé ou envoyé par e-mail.

L’étape la plus importante dans la création d’un publipostage est la troisième étape, 'Insérer un bloc d’adresse'. Celle-ci peut être subdivisée dans les trois sous-sections suivantes:

  1. Sélectionner la liste d’adresses: Vous pouvez choisir une source d’adresses pour le publipostage à l’aide du bouton 'Sélectionner plusieurs listes d’adresses’. Si la source de données n’est pas encore inclue dans la liste avec les sources de données disponibles, vous pouvez l’insérer à l'aide du bouton 'Insérer'. Compatibles sont ici, parmi d’autres, les fichiers Excel (XLS). S.v.p., veillez à ce que le fichier Excel soit muni de titres de colonnes dans la première ligne, pour que les colonnes de la liste d’adresses puissent être associées à chaque élément du bloc d'adresse. Vous pouvez en lire plus sur comment ajouter des titres de colonnes dans l'article 'Excel: Insérer des titres de colonnes'.
  2. Sélectionner un bloc d’adresses: Ici, on peut déterminer si le publipostage doit être muni d’un bloc d'adresse et, dans l’affirmatif, décider de sa composition. Pour cela, on peut choisir parmi toute une série de blocs d’adresse pré-définis à l'aide du bouton 'Autres …'. Si vous ne trouvez pas de bloc d'adresse approprié parmi les blocs d'adresse pré-définis, vous pouvez utiliser le bouton 'Nouveau' pour créer votre propre bloc d'adresse. Par contre, OpenOffice Writer n’est pas très flexible sur ce point: Si les adresses contiennent plus qu’une ligne pour le nom de la compagnie, on ne peut malheureusement pas simplement insérer un élément d’adresse additionnel dans le bloc d'adresse pour le deuxième champ de données du nom de la compagnie. Puisqu’on ne peut pas créer de nouveaux éléments d’adresse, on doit, dans ce cas, reconvertir un des éléments d’adresse existants. Bien sûr, ceci peut être sujet aux erreurs, puisque la désignation des éléments d’adresse ne montre plus son utilisation effective.
  3. Faire correspondre les champs de données: Finalement, les colonnes de la liste d'adresses doivent correspondre aux éléments d’adresse du bloc d’adresse et de la salutation.

Dans l'article 'Préparer les campagnes de marketing direct avec DeduplicationWizard', vous pouvez en lire plus sur comment utiliser DeduplicationWizard pour préparer une liste d’adresses de façon optimale pour un publipostage.

Auteur: Thomas Hainke