Word 2003: Imprimer un publipostage

Le marketing direct vit de la communication plus ou moins directe avec le client. Si un publipostage est envoyé dans le but de communiquer avec le client, il faut généralement créer et imprimer une lettre. Cette lettre est facile à créer avec Word 2003.

Word2003 inclut un assistant Fusion et publipostage pour créer un publipostage en reliant un document existant ou un nouveau document avec un fichier d’adresses. Il se trouve dans le menu 'Outils', dans le sous-menu 'Lettres et publipostage', et s’appelle 'Fusion et publipostage'. L’assistant s’ouvrira alors dans la partie droite de la fenêtre principale. Au lieu de boutons, il y a des 'liens' qui servent à naviguer parmi les six étapes de l’assistant que l’utilisateur suivra pour créer un publipostage.

  1. Sélection du type de document: Puisque nous voulons créer un publipostage et non une publicité e-mail, choisissons ici 'Lettre'.
  2. Document de base: Vous choisirez probablement 'Utiliser le document actuel'.
  3. Sélection des destinataires: Si vous avez sauvegardé vos adresses dans un fichier Excel, vous devez sélectionner ici 'Utilisation d'une liste existante'. Vous pouvez ouvrir votre table d'adresses en cliquant sur le lien 'Parcourir'. Word vous montre alors un dialogue qui vous aide à filtrer ou trier les adresses. Vous pouvez aussi aller chercher ce dialogue plus tard en cliquant sur le lien 'Modifier la liste de destinataires'. Généralement, vous aurez déjà préparé vos adresses de façon optimale en dehors de Word, et donc vous n’aurez probablement pas besoin d’utiliser l’option que vous offre Word à cet effet. S.v.p., veillez à ce que le fichier Excel soit muni de titres de colonnes dans la première ligne, pour que les colonnes de la liste d’adresses puissent être associées à chaque variable du publipostage. Vous pouvez en lire plus sur comment ajouter des titres de colonnes dans l'article 'Excel: Insérer des titres de colonnes'.
  4. Écriture de votre lettre: Dans cette étape, le texte de la lettre, que vous avez probablement écrit au préalable, sera muni des éléments variables. Puisque l’assistant n’est pas particulièrement flexible dans ce point, il ne sera pas décrit en détail. Une description de comment créer un publipostage sans utiliser l’assistant suit ci-dessous. Si vous utilisez l’assistant, il faut commencer par insérer le bloc d’adresse. Le dialogue qui aide à configurer le bloc d'adresse montre en haut les éléments d’adresse et les formats disponibles. En dessous, vous trouverez un aperçu, où vous pouvez vous faire une idée de l’effet des paramètres sélectionnés. Et tout en bas, il y a un bouton 'Champs de fusion' qui vous permet d’assigner chaque colonne de la liste d’adresses aux éléments d’adresse dans la lettre. Lorsque vous quittez ce dialogue en cliquant sur 'OK', le bloc d'adresse sera inséré dans le texte de la lettre sous forme d’une variable. De plus, la lettre peut aussi être munie d’une salutation. Ici aussi, le dialogue de configuration correspondant dans l’assistant n’est pas très flexible. Notamment, il n’est pas possible de différencier ici entre la salutation pour un homme et une femme.
  5. Aperçu de vos lettres: Dans cette étape, les lettres sont montrées telles qu’elles seront imprimées plus tard. Ici, vous pouvez encore exclure certains destinataires de l’impression, mais c’est mieux de le faire en modifiant la liste d’adresses. Si vous faites ici encore des changements dans le texte de la lettre, alors ces changements s’appliqueront aussi pour tous les autres destinataires.
  6. Fin de la fusion: Dans cette étape, vous pouvez imprimer le publipostage. Mais vous pouvez ici aussi encore ajuster les lettres individuelles pour chaque destinataire. Par contre, pour profiter de frais de port réduits offerts par les services postaux pour la publicité, il faut habituellement que toutes les lettres publicitaires soient identiques à l’exception du bloc d'adresse, donc c’est mieux de ne pas faire de modifications individuelles.

Comme déjà mentionné, l’assistant n’est pas très flexible. Dans la plupart des cas, c’est mieux de ne même pas l’utiliser. Vous pouvez créer un publipostage sans utiliser l’assistant avec les étapes suivantes:

  1. Les fonctions requises pour cela se trouvent sur la barre d’outils 'Fusion et publipostage'. Si elle n’est pas encore affichée, il faut commencer par l’activer en cliquant sur l'entrée de menu 'Afficher la barre d’outils Fusion et publipostage' dans le sous-menu 'Lettres et publipostage' du menu 'Outils'.
  2. Ensuite, dans la barre d'outils Fusion et publipostage, il faut choisir 'Lettres' dans le dialogue correspondant du bouton 'Préparation du document principal'.
  3. Ensuite, vous devez relier la table d'adresses avec le document. Pour cela, il faut cliquer sur le bouton 'Ouvrir la source de données' dans la barre d'outils Fusion et publipostage.
  4. À l'aide du bouton 'Fusion et publipostage: destinataires', on peut voir le contenu de la table d'adresses et exclure certaines adresses de l’impression si nécessaire.
  5. Le bloc d'adresse peut maintenant être inséré avec le bouton 'Bloc d'adresse' en utilisant exactement le même dialogue qu’avec l’assistant. Par contre, à l’aide du bouton 'Insérer un champ de fusion' c’est plus flexible de composer le bloc d'adresse en choisissant les champs de données individuels de la liste d’adresses dont vous avez besoin. De cette façon, c’est possible, par exemple, d’inclure deux cellules pour le nom de la compagnie.
  6. Pour la formule d'appel de la lettre, il est maintenant possible de différencier entre la salutation pour un homme et pour une femme. Pour cela, choisissez l'entrée de menu 'Si ... alors ... sinon' dans le menu contextuel du bouton 'Règles'. On établit alors une règle pour que lorsque le champ de données avec l’abréviation pour la formule d’appel contient le terme 'Mme', le texte 'Chère Mme.' doit être utilisé et sinon, 'Cher M.’. Ensuite, à l’aide du bouton 'Insérer un champ de fusion', il faut insérer, à la suite de la formule d’appel, le champ de données avec le nom de famille. Bien sûr, de telles règles peuvent aussi être utilisées à d’autres endroits dans la lettre à d’autres fins.
  7. Finalement, à l’aide du bouton 'Aperçu de vos lettres', vous pouvez examiner les résultats et avec le bouton 'Imprimer' dans 'Fin de la fusion', vous pouvez imprimer vos lettres.

Dans l'article 'Préparer les campagnes de marketing direct avec DeduplicationWizard', vous pouvez en lire plus sur comment utiliser DeduplicationWizard pour préparer de façon optimale la liste d’adresses pour un publipostage.

Auteur: Thomas Hainke